6 étapes pour mieux communiquer par email

par Philippe Randour

Bien que la messagerie instantanée soit largement utilisée, elle ne peut toutefois pas remplacer l’email pour un certain nombre de communications à caractère professionnel ou privé/occasionnel. Et pour être réellement efficaces, les emails doivent adhérer à quelques règles de base. Cela n’a rien de sorcier, ce n’est pas neuf non plus mais on a souvent tendance à oublier l’essentiel. Voici donc un bref récapitulatif.

• Contrôlez les destinataires. Lorsque vous répondez, et plus spécialement dans le cadre d’une conversation, ne continuez pas à inclure les personnes qui ne sont plus concernées.
• Citez avec modération. Lorsque vous répondez ou transférez des emails, ne citez que le minimum nécessaire, c’est à dire le texte le plus pertinent, de manière à être compris mais sans plus. Il est aussi de bonne pratique et efficace d’insérer vos commentaires de façon appropriée.
• Utilisez des sujets instructifs. Le sujet devrait toujours refléter le contenu du message et être assez descriptif. Il devrait aussi utiliser des conventions autant que possible : [INFO] (pour information uniquement, pas de réponse requise), [ACTION] (action requise, réponse demandée), [URGENT] (action et réponse requises le plus rapidement possible); cela aide à classifier ou trier les messages. Lorsque vous participez à une conversation ou lorsque vous répondez, n’hésitez pas à changer le message original s’il est ou devient inapproprié. Vous devriez aussi supprimer les multiples ‘Re:’, ‘Tr:’, et autres préfixes similaires qui polluent le sujet.
• Ne mélangez pas les sujets. Il est préférable et bien plus efficace de limiter un email à un seul sujet. C’est aussi plus facile à suivre et à organiser.
• Répondez uniquement à la question de l’expéditeur. Assurez-vous que la réponse soit pertinente pour le destinataire et répondez uniquement à sa question. Ne transmettez pas la transcription complète d’une discussion interne/technique à l’expéditeur original de l’email. Gardez suffisamment d’informations du message original pour que la réponse soit significative pour le destinataire, plus spécialement si la réponse est envoyée plusieurs jours après le message original.
• Utilisez les champs d’adresse de façon appropriée. Utilisez le champ cc uniquement pour informer et non pas pour demander d’agir.